Prevention Program

I. RESPONSIBILITY

Jorge Lustre, Human Resources Manager, (209) 840-5212, oversees the Heat Illness Prevention Plan. This person will make sure that our program is supported, implemented, reviewed periodically, and updated when the need presents itself. Our supervisors/foremen will oversee implementing and accomplishing specific parts of the program such as: training, accident investigations, hazard identification and evaluation, making available heat prevention precautions such as water, shade, engineering and administrative controls.

II. PROCEDURES FOR PROVISION OF WATER

Drinking water containers (5 to 10 gallons each) will be brought to the site so that at least two quarts per employee are available at the start of the shift. All employees, whether working individually or in smaller crews, will have access to drinking water. Paper cones or bags of disposable cups and the necessary cup dispensers will be made available to employees and will be kept clean.

As part of the Effective Replenishment Procedures, the water level of all containers will be checked periodically (EVERY HOUR) and more frequently when the temperature rises. Water containers will be refilled with cool water when the water level within a container drops below 50 percent. Additional water containers (e.g., five-gallon or ten-gallon water jugs) will be delivered to replace water as needed.

Water will be fresh, pure, suitably cool, and provided to employees free of charge. Supervisors will visually examine the water and pour some on their skin to ensure that the water is suitably cool. During hot weather, the water must be cooler than the ambient temperature, but not so cool as to cause discomfort.

Every day, before the crew starts to work, the supervisor or foremen will be responsible to have drinking water containers at the site, so that at least 1 quart per employee per hour is available at the start of the shift. The supervisor or foremen are responsible to have enough water for every employee to be able to drink one quart of water per hour during the work shift.  The water must be fresh, pure, suitably cool, and provided to employees free of charge. The water shall be located as close as practicable to the areas where employees are working. 

Water containers will be located as close as practicable to the areas where employees are working (depending on the working conditions and layout of the worksite) to encourage the frequent drinking of water. If field terrain prevents the water from being placed within a reasonable distance from the employees, bottled water or personal water containers will be made available so that employees can have drinking water readily accessible.

Since water containers are smaller than shade structures, they can be placed closer to employees than shade structures. Placing water only in designated shade areas or where toilet facilities are located is not sufficient. When employees are working across large areas, water will be placed in multiple locations. For example, on a multi-story construction site, water will be placed in a safely accessible location on every floor where employees are working.

All water containers will be kept in a sanitary condition. Water from non-approved or non-tested water sources (e.g., untested wells) is not acceptable. If hoses or connections are used, they must be approved for potable drinking water systems, as shown on the manufacturer’s label.

Daily, employees will be reminded of the location of the water coolers and of the importance of drinking water frequently. When the temperature exceeds, or is expected to exceed, 80 degrees Fahrenheit, brief “tailgate” meetings will be held with employees each morning to review the importance of drinking water, the number and schedule of water and rest breaks, and the signs and symptoms of heat illness.

Audible devices, such as whistles or air horns, will be used to remind employees to drink water. When the temperature equals or exceeds 95 degrees Fahrenheit, or during a heat wave, pre-shift meetings will be conducted before the commencement of work to both encourage employees to drink plenty of water and to remind employees of their right to take a cool-down rest when necessary.

Additionally, the number of water breaks will be increased. Supervisors/foremen will lead by example and remind employees throughout the work shift to drink water.

Individual water containers or bottled water provided to employees will be adequately identified to eliminate the possibility of drinking from a co-worker’s container or bottle.

In addition to the procedures above, the employer will ensure the provision of water using the following procedures:

1.       Supervisors/Foreman will carry extra paper cone rims or bags of disposable cups to ensure they are made available to employees.

2.       Supervisors/Foreman will always point out the daily location of these 5 or 10 gall water jugs.

3.       Ice is available in designated areas for employees to consume at all times.

III. PROCEDURES FOR ACCESS TO SHADE

Shade structures will be opened and placed as close as practicable to the employees when the temperature equals or exceeds 80 degrees Fahrenheit. When the temperature is below 80 degrees Fahrenheit, access to shade will be provided promptly, when requested by an employee. Note: The interior of a vehicle may not be used to provide shade unless the vehicle is air-conditioned, and the air conditioner is on.

Enough shade structures will be available at the site to accommodate all the employees who are on a break at any point in time. During meal periods, there will be enough shade for all employees who choose to remain in the general area of work or in areas designated for recovery and rest periods. (Employers may rotate employees in and out of meal periods, as with recovery and rest periods.)

Daily, employees will be informed of the location of the shade structures and will be encouraged to take a five-minute cool-down rest in the shade. An employee who takes a preventative cool-down rest break will be monitored and asked if they are experiencing symptoms of heat illness. In no case will the employee be ordered back to work until signs or symptoms of heat illness have abated (see the section on Emergency Response for additional information).

As crews move, shade structures will be relocated to be placed as close as practicable to the employees so that access to shade is provided at all times. All employees on a recovery or rest break or a meal period will have full access to shade so they can sit in a normal posture without having to be in physical contact with each other.

Before trees or other vegetation are used to provide shade (such as in orchards), the thickness and shape of the shaded area will be evaluated to ensure that sufficient shadow is cast to protect employees.

In situations where it is not safe or feasible to provide access to shade (e.g., during high winds), a note will be made of these unsafe or unfeasible conditions and alternative procedures will be used to provide access to shade upon request. (Below, describes the alternative procedure for access to shade.)

For non-agricultural employers, cooling measures other than shade (e.g., use of misting machines) are provided in lieu of shade if these measures are demonstrably as effective as shade in allowing employees to cool, and of the steps that will be taken to provide alternative cooling measures but with equivalent protection as shade.

In addition to the procedures above, the employer will ensure access to shade using the following procedures:

1. In the event that no shade structure is available due to high winds, and a worker requests shade, the affected worker can be taken to a cooler area with air conditioning to cool down.

IV. PROCEDURES FOR MONITORING THE WEATHER

The supervisor will be trained and instructed to check in advance the extended weather forecast. Weather forecasts can be checked with the aid of the internet (http://www.nws.noaa.gov/), by calling the National Weather Service phone numbers (see CA numbers below), or by checking the Weather Channel TV Network. The work schedule will be planned in advance, taking into consideration whether high temperatures or a heat wave is expected. This type of advanced planning should take place whenever the temperature is expected to reach 70 degrees Fahrenheit or higher.

CALIFORNIA Dial-A-Forecast

• Eureka 707-443-7062

• Hanford 559-584-8047

• Los Angeles 805-988-6610 (#1)

• Sacramento 916-979-3051

• San Diego 858-675-8706 (#1)

• San Francisco 831-656-1725 (#1)

Prior to each workday, the forecasted temperature and humidity for the worksite will be reviewed and will be compared against the National Weather Service Heat Index to evaluate the risk level for heat illness. Determination will be made of whether or not employees will be exposed to a temperature and humidity characterized as either “extreme caution” or “extreme danger” for heat illnesses. It is important to note that the temperature at which these warnings occur must be lowered as much as 15 degrees if the employees are working in direct sunlight. Additional steps, such as those listed below, will be taken to address these hazards.

Prior to each workday, the supervisor will monitor the weather (using http://www.nws.noaa.gov/ or a simple thermometer, available at most hardware stores) at the worksite. This critical weather information will be taken into consideration to determine when it will be necessary to make modifications to the work schedule (e.g., stopping work early, rescheduling the job, and working at night or during the cooler hours of the day, increasing the number of water and rest breaks).

A thermometer will be used at the job site to monitor for a sudden increase in temperature and to ensure that once the temperature exceeds 80 degrees Fahrenheit, shade structures will be opened and made available to the employees. In addition, when the temperature equals or exceeds 95 degrees Fahrenheit, additional preventive measures, such as high-heat procedures, will be implemented.

In addition to the procedures above, the employer will ensure access to shade using the following procedures:

1. Supervisors can use electronic devices (i.e. cell phones) to monitor the weather forecast daily.

2. If a Supervisor or Employee is unable to get the Forecasted weather by either the dial service or from an electronic device, they can contact their Superior or the Main Office to get a weather Forecast from a website source.

V. PROCEDURES FOR HANDLING A HEAT WAVE

For purposes of this section only, “heat wave” means any day in which the predicted high temperature for the day will be at least 80 degrees Fahrenheit and at least ten degrees Fahrenheit higher than the average high daily temperature in the preceding five days.

During a heat wave or heat spike, the workday will be cut short or rescheduled (e.g., conducted at night or during cooler hours). During a heat wave or heat spike and before starting work, tailgate meetings will be held to review the company Heat Illness Prevention Procedures (HIPP), the weather forecast, and emergency response procedures. Additionally, if schedule modifications are not possible, employees will be provided with an increased number of water and rest breaks and observed closely for signs and symptoms of heat illness.

Each employee will be assigned a “buddy” to be on the lookout for signs and symptoms of heat illness and to ensure that emergency procedures are initiated when someone displays possible signs or symptoms of heat illness.

VI. HIGH HEAT PROCEDURES

High Heat Procedures are additional preventive measures that this company will use when the temperature equals or exceeds 95 degrees Fahrenheit.

Effective communication by voice, direct observation (applicable for work crews of 20 or fewer), mandatory buddy system, or electronic means will be maintained so that employees at the worksite can contact a supervisor when necessary. If the supervisor is unable to be near the employees (to observe them or communicate with them), then an electronic device, such as a cell phone or text messaging device, may be used for this purpose if reception in the area is reliable.

Frequent communication will be maintained with employees working by themselves or in smaller groups (via phone or two-way radio), to be on the lookout for possible symptoms of heat illness. The employee(s) will be contacted regularly and as frequently as possible throughout the day since an employee in distress may not be able to summon help on their own.

Effective communication and direct observation for alertness and signs and symptoms of heat illness will be conducted frequently. When the supervisor is not available, a designated alternate responsible person must be assigned to look for signs and symptoms of heat illness. If a supervisor, designated observer, or any employee reports any signs or symptoms of heat illness in any employee, the supervisor or designated person will take immediate action commensurate with the severity of the illness (see Emergency Response Procedures).

Employees will be reminded constantly throughout the work shift to drink plenty of water and take preventative cool-down rest breaks when needed.

Pre-shift meetings will be held before the commencement of work to review the high heat procedures, encourage employees to drink plenty of water, and remind employees of their right to take a cool-down rest when necessary.

In addition to the High Heat Procedures listed above, the following High Heat Procedures apply to agricultural work sites.

When the temperature equals or exceeds 95 degrees Fahrenheit, employees will be provided one 10-minute “preventative cool-down rest period” every two hours. During the first eight hours of a shift, the cool-down periods may be provided at the same time as the rest periods already required by Industrial

Welfare Commission Order No. 14.

Employees working longer than eight hours will be provided an additional 10-minute cool-down rest period every two hours. For example, if the shift extends beyond eight hours, an additional rest period is required at the end of the eighth hour of work. If the shift extends beyond 10 hours, another rest period is required at the end of the 10th hour, and so on.

All employees will be required to take the cool-down rest periods. Merely offering the opportunity for a break is not enough.

Once the temperature equals or exceeds 95 degrees Fahrenheit, records will be kept documenting the fact that mandatory cool-down rest periods are provided and taken.

VII. PROCEDURES FOR ACCIMITATIZATION

Acclimatization is the temporary adaptation of the body to work in the heat that occurs gradually when a person is exposed to it. In more common terms, the body needs time to adapt when temperatures rise suddenly, and an employee risks heat illness by not taking it easy when a heat wave or heat spike strikes, or when starting a new job that exposes the employee to heat to which the employee’s body hasn’t yet adjusted.

Inadequate acclimatization can be significantly more perilous in conditions of high heat and physical stress. Employers are responsible for the working conditions of their employees, and they must implement additional protective measures when conditions result in sudden exposure to heat their employees is not accustomed to.

The weather will be monitored daily. The supervisor will be on the lookout for heat waves, heat spikes, or temperatures to which employees haven’t been exposed for several weeks or longer.

During a heat wave or heat spike, the workday will be cut short (e.g., 12:00 p.m.), be rescheduled (e.g., conducted at night or during cooler hours), or if at all possible, cease for the day.

New employees and those who have been newly assigned to a high heat area will be closely observed by the supervisor or designee for the first 14 days. The intensity of the work will be lessened during a two-week break-in period by using procedures such as scheduling slower paced, less physically demanding work during the hot parts of the day and the heaviest work activities during the cooler parts of the day (early morning or evening). Steps taken to lessen the intensity of the workload for new employees will be documented.

The supervisor or the designee will be extra vigilant with new employees and stay alert to the presence of heat-related symptoms.

New employees will be assigned a “buddy,” or experienced coworker, so they can watch each other closely for discomfort or symptoms of heat illness.

During a heat wave, all employees will be observed closely (or maintain frequent communication via phone or radio) for possible symptoms of heat illness.

Employees and supervisors will be trained on the importance of acclimatization, how it is developed, and how these company procedures address it.

VIII. PROCEDURES FOR EMERGENCY RESPONSE

When a crew is assigned to a particular worksite, the employees and the foreman will be provided a map of the site that will allow them to give clear and precise directions to the worksite (e.g., street or road names, distinguishing features and distances to major roads) to avoid a delay of emergency medical services.

Prior to assigning a crew to a worksite without an infirmary, clinic, or hospital nearby, the employer will ensure that an appropriately trained and equipped person is available at the site to render first aid, if necessary. Prior to the start of the shift, a determination will be made as to whether a language barrier is present at the site, and, if necessary, steps will be taken, such as assigning the responsibility to call emergency medical services to the foreman or an English speaking employee, to ensure that emergency medical services can be immediately called in the event of an emergency.

All foremen and supervisors will carry cell phones or other means of communication to ensure that emergency medical services can be called. Checks will be made to ensure that these electronic devices are functional prior to each shift.

When an employee shows symptom(s) of possible heat illness, emergency medical services will be called, and steps will immediately be taken to keep the stricken employee cool and comfortable to prevent the progression to more serious illness. Under no circumstances will the affected employee be left unattended.

At remote locations, such as rural farms, lots, or undeveloped areas, the supervisor will designate an employee or employees to physically go to the nearest road or highway where emergency responders can see them. If daylight is diminished, the designated employee(s) shall be given reflective vests or flashlights to direct emergency personnel to the sick employee’s location, which may not be visible from the road or highway.

During a heat wave, heat spike, or hot temperatures, employees will be reminded and encouraged to immediately report to their supervisor any signs or symptoms they are experiencing.

Employees and supervisors will be trained on every detail of these written Procedures for Emergency Response.

IX. PROCEDURES FOR HANDLING A SICK EMPLOYEE

When an employee displays possible signs or symptoms of heat illness, a trained first aid employee or supervisor will evaluate the sick employee and determine whether resting in the shade and drinking cool water will suffice or if emergency service providers will need to be called. A sick employee will not be left alone in the shade, as they could take a turn for the worse!

When an employee displays possible signs or symptoms of heat illness and no trained first aid employee or supervisor is available at the site, emergency service providers will be called.

Emergency service providers will be called immediately if an employee displays signs or symptoms of severe heat illness (e.g., decreased level of consciousness, staggering, vomiting, disorientation, irrational behavior, incoherent speech, and convulsions, red and hot face), does not look okay, or does not get better after drinking cool water and resting in the shade. While the ambulance is in route, first aid will be initiated (i.e., cool the employee by placing the employee in the shade, removing excess layers of clothing, placing ice packs in the armpits and groin area, and fan the victim). Do not let a sick employee leave the site, as they can get lost or die before reaching a hospital!

If an employee displays signs or symptoms of severe heat illness (e.g., decreased level of consciousness, staggering, vomiting, disorientation, irrational behavior, incoherent speech, convulsions, red and hot face) and the worksite is located more than 20 minutes away from a hospital, emergency service providers will be called, the signs and symptoms of the victim will be communicated to them, and an Air Ambulance will be requested.

X. PROCEDURES FOR EMPLOYEE AND SUPERVISOR TRAINING

To be effective, training must be understood by employees. Therefore, it must be given in a language and vocabulary the employees understand. Training records will be maintained and will include the date of the training, which performed the training, who attended the training, and the subject(s) covered.

Supervisors will be trained prior to being assigned to supervise other employees. Training will include this company’s written procedures and the steps supervisors will follow when employees exhibit symptoms consistent with heat illness.

Supervisors will be trained on their responsibility to provide water, shade, cool-down rests, and access to first aid, as well as the employees’ right to exercise their rights under this standard without retaliation.

Supervisors will be trained in appropriate first aid and/or emergency response to different types of heat illness and made aware that heat illness may progress quickly from mild signs and symptoms to a serious, life-threatening illness.

Supervisors will be trained on how to track the weather at the job site (by monitoring predicted temperature highs and periodically using a thermometer). Supervisors will be instructed on how weather information will be used to modify work schedules, increase the number of water and rest breaks, or cease work early if necessary.

All employees and supervisors will be trained prior to working outside. Training will include all aspects of implementing an effective Heat Illness Prevention Plan, including providing sufficient water, providing access to shade, high-heat procedures, emergency response procedures, and acclimatization procedures contained in the company’s written plan. Employees and supervisors will also be trained on the environmental and personal risk factors of heat illness and the importance of immediately reporting signs and symptoms of heat illness.

In addition to initial training, employees will be retrained annually.

Employees will be trained on the steps for contacting emergency medical services, including how they are to proceed when there are non-English speaking employees, how clear and precise directions to the site will be provided and the importance of making visual contact with emergency responders at the nearest road or landmark to direct them to their worksite.

When the temperature is expected to exceed 80 degrees Fahrenheit, short “tailgate” meetings will be held to review the weather report, reinforce heat illness prevention with all employees, provide reminders to drink water frequently, inform them that shade will be available, and remind them to be on the lookout for signs and symptoms of heat illness.

New employees will be assigned a “buddy,” or experienced co-worker, to ensure that they understand the training and follow company procedures.

I. RESPONSABILIDAD

Jorge Lustre, Gerente de Recursos Humanos, (209) 840-5212, supervisa el Plan de Prevención de Enfermedades por Calor. Esta persona se asegurará de que nuestro programa sea respaldado, implementado, revisado periódicamente y actualizado cuando se presente la necesidad. Nuestros supervisores/capataces supervisarán la implementación y el cumplimiento de partes específicas del programa, tales como: capacitación, investigaciones de accidentes, identificación y evaluación de peligros, poniendo a disposición precauciones para la prevención del calor, como agua, sombra, ingeniería y controles administrativos.

II. PROCEDIMIENTOS PARA PROVICIONES DE AGUA

Se llevarán al sitio recipientes de agua potable (de 5 a 10 galones cada uno) para que al menos dos cuartos de galón por empleado estén disponibles al comienzo del turno. Todos los empleados, ya sea que trabajen individualmente o en cuadrillas más pequeñas, tendrán acceso a agua potable. Se pondrán a disposición de los empleados conos o bolsas de papel de vasos desechables y los dispensadores de vasos necesarios y se mantendrán limpios.

Como parte de los Procedimientos de Reabastecimiento Efectivo, el nivel de agua de todos los contenedores será revisado periódicamente (CADA HORA) y con mayor frecuencia cuando la temperatura aumente. Los recipientes de agua se volverán a llenar con agua fría cuando el nivel del agua dentro de un recipiente caiga por debajo del 50 por ciento. Se entregarán recipientes de agua adicionales (p. ej., jarras de agua de cinco o diez galones) para reemplazar el agua según sea necesario.

El agua será fresca, pura, adecuadamente fría y se proporcionará a los empleados de forma gratuita. Los supervisores examinarán visualmente el agua y verterán un poco sobre su piel para asegurarse de que el agua esté lo suficientemente fría. Cuando hace calor, el agua debe estar más fría que la temperatura ambiente, pero no tanto como para causar molestias.

Todos los días, antes de que la cuadrilla comience a trabajar, el supervisor o capataz será responsable de tener contenedores de agua potable en el sitio, de modo que al menos 1 litro por empleado por hora esté disponible al inicio del turno. El supervisor o capataz es responsable de tener suficiente agua para que cada empleado pueda beber un litro de agua por hora durante el turno de trabajo. El agua debe ser fresca, pura, convenientemente fría y proporcionada a los empleados de forma gratuita. El agua deberá ubicarse lo más cerca posible de las áreas donde los empleados estén trabajando.

Los contenedores de agua estarán ubicados lo más cerca posible de las áreas donde los empleados están trabajando (dependiendo de las condiciones de trabajo y el diseño del lugar de trabajo) para fomentar el consumo frecuente de agua. Si el terreno del campo impide que el agua se coloque a una distancia razonable de los empleados, se pondrán a disposición agua embotellada o recipientes de agua personales para que los empleados puedan tener agua potable fácilmente accesible.

Dado que los contenedores de agua son más pequeños que las estructuras de sombra, se pueden colocar más cerca de los empleados que las estructuras de sombra. No es suficiente colocar agua solo en las áreas de sombra designadas o donde se encuentran los baños. Cuando los empleados estén trabajando en áreas grandes, el agua se colocará en varios lugares. Por ejemplo, en un sitio de construcción de varios pisos, el agua se colocará en un lugar de acceso seguro en cada piso donde trabajen los empleados.

Todos los recipientes de agua se mantendrán en condiciones higiénicas. El agua de fuentes de agua no aprobadas o no analizadas (p. ej., pozos no analizados) no es aceptable. Si se utilizan mangueras o conexiones, deben estar aprobadas para sistemas de agua potable, como se muestra en la etiqueta del fabricante.

Diariamente, se recordará a los empleados la ubicación de los dispensadores de agua y la importancia de beber agua con frecuencia. Cuando la temperatura supere, o se espere que supere, los 80 grados Fahrenheit, se llevarán a cabo reuniones breves con los empleados cada mañana para revisar la importancia del agua potable, la cantidad y el horario de las pausas para tomar agua y descansar, y los signos y síntomas de enfermedades por calor.

Se utilizarán dispositivos audibles, como silbatos o bocinas de aire, para recordar a los empleados que beban agua. Cuando la temperatura iguale o exceda los 95 grados Fahrenheit, o durante una ola de calor, se llevarán a cabo reuniones previas al turno antes del comienzo del trabajo para alentar a los empleados a beber mucha agua y recordarles su derecho a refrescarse y descansar cuando sea necesario.

Además, se incrementará el número de descansos para tomar agua. Los supervisores/capataces predicarán con el ejemplo y recordarán a los empleados durante todo el turno de trabajo que beban agua.

Los recipientes de agua individuales o el agua embotellada que se proporcione a los empleados se identificarán adecuadamente para eliminar la posibilidad de beber del recipiente o botella de un compañero de trabajo.

Además de los procedimientos anteriores, el empleador garantizará la provisión de agua mediante los siguientes procedimientos:

1. Los supervisores/capataces llevarán bordes de conos de papel adicionales o bolsas de vasos desechables para asegurarse de que estén disponibles para los empleados.

2. Los supervisores/capataces siempre señalarán la ubicación diaria de estos cántaros de agua de 5 o 10 galones.

3. Hay hielo disponible en las áreas designadas para que los empleados lo consuman en todo momento.

III. PROCEDIMIENTOS PARA EL ACCESO A LA SOMBRA

Las estructuras de sombra se abrirán y colocarán lo más cerca posible de los empleados cuando la temperatura sea igual o exceda los 80 grados Fahrenheit. Cuando la temperatura esté por debajo de los 80 grados Fahrenheit, se proporcionará acceso a la sombra de inmediato, cuando lo solicite un empleado. Nota: El interior de un vehículo no se puede usar para proporcionar sombra a menos que el vehículo tenga aire acondicionado y el aire acondicionado esté encendido.

Habrá suficientes estructuras de sombra disponibles en el sitio para acomodar a todos los empleados que están en un descanso en cualquier momento. Durante los períodos de comida, habrá suficiente sombra para todos los empleados que opten por permanecer en el área general de trabajo o en las áreas designadas para los períodos de recuperación y descanso. (Los empleadores pueden rotar a los empleados dentro y fuera de los períodos de comida, al igual que con los períodos de recuperación y descanso).

Diariamente, se informará a los empleados sobre la ubicación de las estructuras de sombra y se les recomendará que tomen un descanso de cinco minutos para refrescarse a la sombra. Un empleado que toma un descanso preventivo para refrescarse será monitoreado y se le preguntará si está experimentando síntomas de enfermedad por calor. En ningún caso se le ordenará al empleado que regrese al trabajo hasta que los signos o síntomas de enfermedad por calor hayan disminuido (consulte la sección sobre Respuesta de emergencia para obtener información adicional).

A medida que las cuadrillas se muevan, las estructuras de sombra se reubicarán para colocarlas lo más cerca posible de los empleados para que haya acceso a la sombra en todo momento. Todos los empleados en una pausa de recuperación o descanso o un período de comida tendrán pleno acceso a la sombra para que puedan sentarse en una postura normal sin tener que estar en contacto físico entre ellos.

Antes de que se usen árboles u otra vegetación para dar sombra (como en los huertos), se evaluará el grosor y la forma del área sombreada para garantizar que se proyecte suficiente sombra para proteger a los empleados.

En situaciones en las que no sea seguro o factible brindar acceso a la sombra (p. ej., durante vientos fuertes), se tomará nota de estas condiciones inseguras o inviables y se utilizarán procedimientos alternativos para brindar acceso a la sombra a pedido. (A continuación, se describe el procedimiento alternativo para acceder a la sombra).

Para los empleadores no agrícolas, se proporcionan medidas de enfriamiento distintas a la sombra (p. ej., el uso de máquinas nebulizadoras) en lugar de la sombra si se demuestra que estas medidas son tan efectivas como la sombra para permitir que los empleados se enfríen, y de los pasos que se tomarán para proporcionar medidas alternativas de enfriamiento pero con protección equivalente a la sombra.

Además de los procedimientos anteriores, el empleador garantizará el acceso a la sombra mediante los siguientes procedimientos:

1. En el caso de que no haya una estructura de sombra disponible debido a los fuertes vientos, y un trabajador solicite sombra, se puede llevar al trabajador afectado a un área más fresca con aire acondicionado para refrescarse.

IV. PROCEDIMIENTOS PARA MONITOREAR EL CLIMA

El supervisor será entrenado e instruido para verificar con anticipación el pronóstico del tiempo extendido. Las previsiones meteorológicas se pueden consultar con la ayuda de Internet (http://www.nws.noaa.gov/), llamando a los números de teléfono del Servicio Meteorológico Nacional (consulte los números de CA a continuación) o consultando la red de televisión Weather Channel. El calendario de trabajo se planificará con antelación, teniendo en cuenta si se prevén altas temperaturas o una ola de calor. Este tipo de planificación avanzada debe realizarse siempre que se espere que la temperatura alcance los 70 grados Fahrenheit o más.

CALIFORNIA Dial-A-Forecast

• Eureka            707-443-7062

• Hanford          559-584-8047

• Los Angeles    805-988-6610 (#1)

• Sacramento   916-979-3051

• San Diego       858-675-8706 (#1)

• San Francisco 831-656-1725 (#1)

Antes de cada día de trabajo, la temperatura y la humedad pronosticadas para el lugar de trabajo se revisarán y se compararán con el índice de calor del Servicio Nacional de Meteorología para evaluar el nivel de riesgo de enfermedad por calor. Se determinará si los empleados estarán expuestos o no a una temperatura y humedad caracterizadas como "extrema precaución" o "extremo peligro" de enfermedades causadas por el calor. Es importante tener en cuenta que la temperatura a la que se producen estas advertencias debe reducirse hasta 15 grados si los empleados trabajan bajo la luz solar directa. Se tomarán medidas adicionales, como las que se enumeran a continuación, para abordar estos peligros.

Antes de cada día de trabajo, el supervisor monitoreará el clima (utilizando http://www.nws.noaa.gov/ o un termómetro simple, disponible en la mayoría de las ferreterías) en el lugar de trabajo. Esta información climática crítica se tendrá en cuenta para determinar cuándo será necesario realizar modificaciones en el horario de trabajo (por ejemplo, detener el trabajo antes de tiempo, reprogramar el trabajo y trabajar de noche o durante las horas más frescas del día, aumentando el número de de agua y pausas para descansar).

Se usará un termómetro en el lugar de trabajo para controlar un aumento repentino de la temperatura y para garantizar que una vez que la temperatura supere los 80 grados Fahrenheit, se abrirán las estructuras de sombra y estarán disponibles para los empleados. Además, cuando la temperatura iguale o supere los 95 grados Fahrenheit, se implementarán medidas preventivas adicionales, como procedimientos de alta temperatura.

Ademas de los procedimientos anteriores, el empleador garantizara el acceso a la sombra mediante los siguientes procedimientos:

1. Los supervisors pueden usar dispositivos electronicos (es decir, teléfonos celulares) para monitorear el pronostico diariamente

2. Si un supervisor o empleado no puede obtener el pronóstico del tiempo mediante el servicio de marcación o desde un dispositivo electrónico, puede comunicarse con su superior o la oficina principal para obtener un pronóstico del tiempo de una fuente de sitio web.  

V. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJAR UNA OLA DE CALOR

Únicamente para los fines de esta sección, "ola de calor" significa cualquier día en el que la temperatura alta prevista para el día será de al menos 80 grados Fahrenheit y al menos diez grados Fahrenheit más que la temperatura diaria máxima promedio en los cinco días anteriores.

Durante una ola de calor o un pico de calor, la jornada laboral se acortará o se reprogramará (por ejemplo, se realizará de noche o durante las horas más frescas). Durante una ola de calor o un pico de calor y antes de comenzar a trabajar, se llevarán a cabo reuniones para revisar los Procedimientos de prevención de enfermedades causadas por el calor (HIPP) de la compañía, el pronóstico del tiempo y los procedimientos de respuesta a emergencias. Además, si no es posible modificar el horario, a los empleados se les proporcionará una mayor cantidad de descansos para tomar agua y descansar, y se les observará de cerca para detectar signos y síntomas de enfermedades causadas por el calor.

A cada empleado se le asignará un "compañero" para estar atento a los signos y síntomas de enfermedades causadas por el calor y para garantizar que se inicien los procedimientos de emergencia cuando alguien muestre posibles signos o síntomas de enfermedades causadas por el calor.

VI. PROCEDIMIENTOS DE ALTA TEMPERATURA

Los procedimientos para altas temperaturas son medidas preventivas adicionales que esta empresa utilizará cuando la temperatura sea igual o superior a 95 grados Fahrenheit.

Se mantendrá una comunicación efectiva por voz, observación directa (aplicable a equipos de trabajo de 20 o menos), sistema de compañerismo obligatorio o medios electrónicos para que los empleados en el lugar de trabajo puedan comunicarse con un supervisor cuando sea necesario. Si el supervisor no puede estar cerca de los empleados (para observarlos o comunicarse con ellos), se puede usar un dispositivo electrónico, como un teléfono celular o un dispositivo de mensajería de texto, para este propósito si la recepción en el área es confiable.

Se mantendrá una comunicación frecuente con los empleados que trabajan solos o en grupos más pequeños (por teléfono o radio de dos vías), para estar atentos a posibles síntomas de enfermedades por calor. Se contactará a los empleados con regularidad y con la mayor frecuencia posible a lo largo del día, ya que es posible que un empleado en apuros no pueda pedir ayuda por su cuenta.

La comunicación efectiva y la observación directa del estado de alerta y los signos y síntomas de enfermedades por calor se llevarán a cabo con frecuencia. Cuando el supervisor no está disponible, se debe asignar una persona responsable suplente designada para buscar signos y síntomas de enfermedad por calor. Si un supervisor, un observador designado o cualquier empleado informa signos o síntomas de enfermedad por calor en cualquier empleado, el supervisor o la persona designada tomará medidas inmediatas acordes con la gravedad de la enfermedad (consulte Procedimientos de respuesta ante emergencias).

Se recordará constantemente a los empleados durante todo el turno de trabajo que beban mucha agua y tomen descansos preventivos para refrescarse cuando sea necesario.

Se llevarán a cabo reuniones previas al turno antes del comienzo del trabajo para revisar los procedimientos de alta temperatura, alentar a los empleados a beber mucha agua y recordarles su derecho a tomar un descanso para refrescarse cuando sea necesario.

Además de los procedimientos para altas temperaturas enumerados anteriormente, los siguientes procedimientos para altas temperaturas se aplican a los lugares de trabajo agrícola.

Cuando la temperatura sea igual o exceda los 95 grados Fahrenheit, los empleados tendrán un "período de descanso preventivo para refrescarse" de 10 minutos cada dos horas. Durante las primeras ocho horas de un turno, los períodos de enfriamiento pueden proporcionarse al mismo tiempo que los períodos de descanso ya requeridos por Industrial

Orden de la Comisión de Bienestar No. 14.

A los empleados que trabajen más de ocho horas se les proporcionará un período adicional de descanso para refrescarse de 10 minutos cada dos horas. Por ejemplo, si el turno se extiende más allá de las ocho horas, se requiere un período de descanso adicional al final de la octava hora de trabajo. Si el turno se extiende más allá de las 10 horas, se requiere otro período de descanso al final de la décima hora, y así sucesivamente.

Todos los empleados deberán tomar los períodos de descanso para refrescarse. Simplemente ofrecer la oportunidad de un descanso no es suficiente.

Una vez que la temperatura iguale o supere los 95 grados Fahrenheit, se mantendrán registros que documenten el hecho de que se proporcionan y toman períodos de descanso obligatorios para refrescarse.

VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA ACLIMATAZCION

La aclimatación es la adaptación temporal del cuerpo para trabajar en el calor que ocurre gradualmente cuando una persona se expone a él. En términos más comunes, el cuerpo necesita tiempo para adaptarse cuando las temperaturas aumentan repentinamente, y un empleado corre el riesgo de sufrir una enfermedad por calor al no tomárselo con calma cuando ocurre una ola de calor o un pico de calor, o cuando comienza un nuevo trabajo que expone al empleado al calor al que el cuerpo del empleado aún no se ha ajustado.

La aclimatación inadecuada puede ser significativamente más peligrosa en condiciones de mucho calor y estrés físico. Los empleadores son responsables de las condiciones de trabajo de sus empleados y deben implementar medidas de protección adicionales cuando las condiciones resulten en una exposición repentina al calor al que sus empleados no están acostumbrados.

El clima será monitoreado diariamente. El supervisor estará atento a olas de calor, picos de calor o temperaturas a las que los empleados no hayan estado expuestos durante varias semanas o más.

Durante una ola de calor o un pico de calor, la jornada laboral se acortará (p. ej., a las 12:00 p. m.), se reprogramará (p. ej., se llevará a cabo durante la noche o durante las horas más frescas) o, si es posible, cesará por el día.

El supervisor o la persona designada observará de cerca a los empleados nuevos y aquellos que hayan sido recientemente asignados a un área de alta temperatura durante los primeros 14 días. La intensidad del trabajo se reducirá durante un período de adaptación de dos semanas mediante el uso de procedimientos tales como programar un trabajo más lento y menos exigente físicamente durante las horas más calurosas del día y las actividades laborales más pesadas durante las horas más frescas del día ( temprano en la mañana o en la tarde). Se documentarán los pasos tomados para disminuir la intensidad de la carga de trabajo para los nuevos empleados.

El supervisor o la persona designada estarán más atentos con los nuevos empleados y se mantendrán alerta ante la presencia de síntomas relacionados con el calor.

A los nuevos empleados se les asignará un compañero de trabajo experimentado, para que puedan observarse de cerca en busca de molestias o síntomas de enfermedades causadas por el calor.

Durante una ola de calor, todos los empleados serán observados de cerca (o mantendrán una comunicación frecuente por teléfono o radio) para detectar posibles síntomas de enfermedad por calor.

Se entrenará a los empleados y supervisores sobre la importancia de la aclimatación, cómo se desarrolla y cómo la abordan estos procedimientos de la empresa.

VIII. PROCEDIMIENTOS PARA RESPUESTA DE EMERGENCIA

Cuando se asigna una cuadrilla a un lugar de trabajo en particular, a los empleados y al capataz se les proporcionará un mapa del sitio que les permitirá dar instrucciones claras y precisas para llegar al lugar de trabajo (por ejemplo, nombres de calles o caminos, características distintivas y distancias a los lugares principales (carreteras)) para evitar demoras en los servicios médicos de emergencia.

Antes de asignar una cuadrilla a un lugar de trabajo sin una enfermería, clínica u hospital cercano, el empleador se asegurará de que una persona debidamente capacitada y equipada esté disponible en el lugar para brindar primeros auxilios, si es necesario. Antes del comienzo del turno, se determinará si existe una barrera del idioma en el sitio y, si es necesario, se tomarán medidas, como asignar la responsabilidad de llamar a los servicios médicos de emergencia al capataz o a un empleado que hable Inglés, para garantizar que los servicios médicos de emergencia puedan ser llamados de inmediato en caso de una emergencia.

Todos los capataces y supervisores llevarán teléfonos celulares u otros medios de comunicación para garantizar que se pueda llamar a los servicios médicos de emergencia. Se realizarán controles para garantizar que estos dispositivos electrónicos funcionen antes de cada turno.

Cuando un empleado muestre síntomas de una posible enfermedad por calor, se llamará a los servicios médicos de emergencia y se tomarán medidas de inmediato para mantener al empleado afectado fresco y cómodo para evitar que progrese a una enfermedad más grave. En ningún caso se dejará desatendido al empleado afectado.

En lugares remotos, como granjas rurales, lotes o áreas no desarrolladas, el supervisor designará a un empleado o empleados para que vayan físicamente a la carretera o carretera más cercana donde los servicios de emergencia puedan verlos. Si disminuye la luz del día, se le darán chalecos reflectantes o linternas a los empleados designados para dirigir al personal de emergencia a la ubicación del empleado enfermo, que puede no ser visible desde el camino o la carretera.

Durante una ola de calor, un pico de calor o altas temperaturas, se recordará y alentará a los empleados a informar de inmediato a su supervisor sobre cualquier signo o síntoma que experimenten.

Se entrenará a los empleados y supervisores sobre cada detalle de estos Procedimientos escritos para Respuesta a Emergencias.

IX. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE UN EMPLEADO ENFERMO

Cuando un empleado muestre posibles signos o síntomas de enfermedad por calor, un empleado o supervisor capacitado en primeros auxilios evaluará al empleado enfermo y determinará si descansar a la sombra y beber agua fresca será suficiente o si será necesario llamar a los proveedores de servicios de emergencia. ¡Un empleado enfermo no se quedará solo en la sombra, ya que podría empeorar!

Cuando un empleado muestra posibles signos o síntomas de enfermedad por calor y no hay un empleado o supervisor capacitado en primeros auxilios disponible en el sitio, se llamará a los proveedores de servicios de emergencia.

Se llamará inmediatamente a los proveedores de servicios de emergencia si un empleado muestra signos o síntomas de enfermedad grave por calor (por ejemplo, disminución del nivel de conciencia, tambaleo, vómitos, desorientación, comportamiento irracional, habla incoherente y convulsiones, cara roja y caliente), no mira bien, o no mejora después de beber agua fresca y descansar a la sombra. Mientras la ambulancia está en ruta, se iniciarán los primeros auxilios (es decir, enfriar al empleado colocándolo a la sombra, quitarle el exceso de ropa, colocar bolsas de hielo en las axilas y el área de la ingle y ventilar a la víctima). ¡No permita que un empleado enfermo abandone el sitio, ya que puede perderse o morir antes de llegar al hospital!

Si un empleado muestra signos o síntomas de enfermedad grave por calor (p. ej., disminución del nivel de conciencia, tambaleo, vómitos, desorientación, comportamiento irracional, habla incoherente, convulsiones, cara roja y caliente) y el lugar de trabajo está ubicado a más de 20 minutos de distancia de un hospital, se llamará a los servicios de emergencia, se les comunicarán los signos y síntomas de la víctima y se solicitará una Ambulancia Aérea.

X. PROCEDIMIENTOS PARA EL ENTRENAMIENTO DE EMPLEADOS Y SUPERVISORES

Para ser eficaz, la formación debe ser comprendida por los empleados. Por lo tanto, debe darse en un idioma y vocabulario que los empleados entiendan. Los registros de entrenamiento se mantendrán e incluirán la fecha de el entrenamiento, quién realizó el entrenamiento, quién asistió al entrenamiento y los temas cubiertos.

Los supervisores serán entrenados antes de ser asignados para supervisar a otros empleados. El entrenamiento incluirá los procedimientos escritos de esta empresa y los pasos que seguirán los supervisores cuando los empleados muestren síntomas consistentes con enfermedades causadas por el calor.

Los supervisores serán entrenados sobre su responsabilidad de proporcionar agua, sombra, descansos para refrescarse y acceso a primeros auxilios, así como el derecho de los empleados a ejercer sus derechos bajo esta norma sin represalias.

Se entrenará a los supervisores en primeros auxilios apropiados y/o respuesta de emergencia a diferentes tipos de enfermedades causadas por el calor y se les informará que las enfermedades causadas por el calor pueden progresar rápidamente de signos y síntomas leves a una enfermedad grave que pone en peligro la vida.

Los supervisores recibirán entrenamiento sobre cómo realizar un seguimiento del clima en el lugar de trabajo (controlando las temperaturas máximas pronosticadas y utilizando periódicamente un termómetro). Los supervisores recibirán instrucciones sobre cómo se utilizará la información meteorológica para modificar los horarios de trabajo, aumentar la cantidad de descansos para tomar agua y descansar, o suspender el trabajo antes si es necesario.

Todos los empleados y supervisores serán entrenados antes de trabajar al aire libre. El entrenamiento incluirá todos los aspectos de la implementación de un Plan eficaz de prevención de enfermedades causadas por el calor, incluido el suministro de agua suficiente, el acceso a la sombra, los procedimientos para altas temperaturas, los procedimientos de respuesta a emergencias y los procedimientos de aclimatación contenidos en el plan escrito de la empresa. Los empleados y supervisores también recibirán capacitación sobre los factores de riesgo ambientales y personales de las enfermedades causadas por el calor y la importancia de informar de inmediato los signos y síntomas de las enfermedades causadas por el calor.

Además del entrenamiento inicial, los empleados serán entrenados anualmente.

Los empleados recibirán entrenamiento sobre los pasos para comunicarse con los servicios médicos de emergencia, incluido cómo deben proceder cuando haya empleados que no hablen inglés, cómo se proporcionarán instrucciones claras y precisas para llegar al sitio y la importancia de hacer contacto visual con los servicios de emergencia en la carretera o punto de referencia más cercano para dirigirlos a su lugar de trabajo.

Cuando se espera que la temperatura exceda los 80 grados Fahrenheit, se llevarán a cabo reuniones breves para revisar el informe meteorológico, reforzar la prevención de enfermedades causadas por el calor con todos los empleados, brindarles recordatorios para beber agua con frecuencia, informarles que habrá sombra disponible y recordarles para que estén atentos a los signos y síntomas de enfermedades causadas por el calor.

A los nuevos empleados se les asignará un compañero de trabajo experimentado para asegurarse de que comprendan el entrenamiento y sigan los procedimientos de la empresa.